- Scannen von Dokumenten direkt am Arbeitsplatz
- Import von PDF- und Bilddateien
- automatische Übergabe der gescannten Dokumente an das DMS
- Anzeige, Export, Druck und Versand von Dokumenten der eAKTE
IKOL-eAKTE: Integrierte elektronische Akte
IKOL-eAKTE bietet alle Komponenten, die Sie zum Erstellen und Arbeiten mit einer elektronischen Akte benötigen.
Die fallbezogene Zusammenstellung von Anträgen, Schreiben und E-Mails zu einer eAKTE und deren Übergabe an ein Dokumenten-Management-System (DMS) erfolgen aus dem IKOL-Fachverfahren.
Sämtliche Vorgänge zum Scannen, Recherchieren und Anzeigen von digitalen Dokumenten der eAKTE werden über die gewohnte Benutzeroberfläche von IKOL aufgerufen. Eine Einarbeitung in das dahinterliegende DMS ist somit nicht notwendig.
IKOL-eAKTE ist modular aufgebaut und kann so perfekt an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden.
Modul SVC - Scan-& View-Client
Modul ZSVC - Zentraler Scan-& View-Client
- Scannen von Dokumentenstapeln an zentralem Scan-Arbeitsplatz
- Erkennen und Trennen von Dokumentenstapeln durch integrierte Barcode-Erkennung
- Import von PDF- und Bilddateien
- automatische Übergabe der gescannten Dokumente an das DMS
- Anzeige, Export, Druck und Versand von Dokumenten der eAKTE
Modul VC - View-Client
- Anzeige, Export, Druck und Versand von Dokumenten der eAKTE
Modul NVC - Netzwerk-Scan-& View-Client
- Import von über das Netzwerk gescannten Dokumenten
- Import von PDF- und Bilddateien
- Anzeige, Export, Druck und Versand von Dokumenten der eAKTE
- automatische Übergabe der gescannten Dokumente an das DMS
Modul GVA - Geschäftsvorfall-begleitende Anzeige
- Anzeige von Dokumenten der eAKTE parallel zur Arbeit im IKOL-Fachverfahren
Modul Mail
- Übernahme von E-Mails in die elektronische Akte
- Geschäftsvorfall-begleitende Anzeige von Dokumenten der eAKTE im IKOL-Fachverfahren
Modul PDFA
- Erstellung elektronischer Dokumente direkt aus MS Office im Format PDF/A-1
Modul Unterschrift
- Erfassung der Unterschrift des Bürgers in digitaler Form über ein Unterschriften-Pad
- automatische Übernahme der Unterschrift in ein digitales Antragsformular
- „Druck“ des kompletten Antragsformulars mit dem Modul PDFA - optional
Schnittstellen
Schnittstellen sind derzeit zu ca. 20 Dokumenten-Management-Systemen verfügbar.
Kommunen, bei denen die Planung eines einheitlichen ämterübergreifenden DMS noch nicht abgeschlossen ist, können mit der Dokumentenablage in IKOL-DA beginnen. Ein späterer Umstieg und die Übernahme des Aktenbestand sind unkompliziert möglich.
Vorteile
- Bedienung komplett aus den IKOL-Fachverfahren
- stets aktuelle und vollständige Fall-Akten
- schneller, unmittelbarer Aufruf von Akten
- gleichzeitiger Zugriff auf Akten an unterschiedlichen Standorten
- Wegfall des Aktenexemplars in Papierform durch PDF-Druck
- einfache Bedienung direkt aus IKOL heraus
- nahezu schulungsfreie Einarbeitung
- geringer Installations- und Einführungsaufwand