Mittwoch, 14 Februar 2018

Elektronische Aktenführung etabliert sich immer mehr

Das Jahr ist noch jung und schon setzen bereits vier weitere Kommunen die eAKTE mit den IKOL-Fachverfahren ein: die Stadt Suhl sowie die Landratsämter Altötting, Hof und Fürstenfeldbruck.

Suhl und Altötting sind dabei keine Neulinge auf dem Gebiet der elektronischen Akte. Beide Kommunen nutzen dafür bereits das Verfahren IKOL-eAKTE: Suhl in der Kfz-Zulassungsbehörde. In Altötting wird das Verfahren bereits in der Kfz-Zulassungs- und Fahrerlaubnisbehörde eingesetzt.

Aufgrund der positiven Erfahrungen war es daher ein logischer Schritt, weitere IKOL-Fachverfahren - IKOL-FS in Suhl - und - IKOL-WG in Altötting - um die elektronische Akte zu erweitern.

Apropos IKOL-WG: Auch in den Landratsämtern Fürstenfeldbruck und Hof erstellen und verwalten die Sachbearbeiter der Wohngeldbehörde ihre Akten nun in elektronischer Form. Hof hat darüber hinaus auch in das Fachverfahren zur Bearbeitung des Bildungs- und Teilhabepaketes IKOL-BuT die eAKTE integriert.

Vier Verwaltungen, drei Ablage-Systeme
Zur Dokumentenablage werden unterschiedliche Systeme eingesetzt: in Altötting und Hof das DMS komXwork von LivingData; in Fürstenfeldbruck das Verfahren enaio von OPTIMAL SYSTEMS.

Suhl hingegen setzt auf das Verfahren IKOL-DA, eine von Telecomputer entwickelte, schlanke und in die IKOL-Verfahren voll integrierbare, daher preiswerte Alternative im Vergleich zu komplexen DMS bzw. Archiv-Systemen.

eAKTE: Drucken und Scannen ade
Neben den Basiskomponenten - Scannen, Anzeigen, Recherchieren und Drucken von Dokumenten im PDFA-Format - können die Sachbearbeiter auch eingehende E-Mails zum Vorgang per Drag-and-Drop in der eAKTE ablegen.

In der Stadt Suhl werden darüber hinaus in Kürze auch Unterschriften-Pads eingesetzt. Der auf dem Pad vom Bürger digital unterzeichnete Führerscheinantrag kann dann ebenfalls direkt in die eAKTE übernommen werden - ohne Drucken mit nachträglichem Scannen.