Unabhängige und durchgängige Wohngeldbearbeitung im Amt Gnoien

Seit der fachlichen Freigabe des Verfahrens IKOL-WG in Mecklenburg-Vorpommern im August letzten Jahres haben sich mittlerweile 12 Kommunen für den Einsatz des autonomen Wohngeldverfahrens entschieden. Nachfolgend der Praxisbericht des Amtes Gnoien:

Partner:
Wohngeldbehörde und EDV-Abteilung des Amtes Gnoien
Telecomputer Gesellschaft für Datenverarbeitung mbH

Ziel:
Einführung einer kostengünstigeren und autonom arbeitenden Wohngeldsoftware

Ergebnis:
Kosteneinsparung – zeitgemäße und unabhängige Sachbearbeitung – schnelle Umsetzung von gesetzlichen Änderungen

Die Mitarbeiterinnen der Wohngeldbehörde des Amtes Gnoien wurden im Rahmen der Einführung des neuen Wohngeldgesetzes und einer damit verbundenen Informationsveranstaltung auf das Verfahren IKOL-WG der Firma Telecomputer GmbH aufmerksam. Das Amt Gnoien arbeitete bis dahin mit der Wohngeldsoftware der Firma KSU-Soft GmbH in Neubrandenburg.

Nach einer individuellen Programmvorstellung des autonomen Wohngeldverfahrens IKOL-WG wurde ein Wechsel auf dieses Verfahren von den Sachbearbeiterinnen der Wohngeldbehörde befürwortet. Seit Januar diesen Jahres werden nun die Zahlfälle an 2 Arbeitsplätzen mit IKOL-WG bearbeitet.

Altverfahren: Kostenintensiv und zentralisiert
Vor Einführung von IKOL-WG erfolgte in der Wohngeldbehörde lediglich die Antragsannahme und -erfassung. Am Monatsende wurden die Wohngelddaten zur Bescheiderstellung und Auszahlung an eine zentrale Stelle zu einem externen Anbieter gesandt. Nach erfolgter Auszahlung erhielt die Wohngeldbehörde die Zahlungslisten. Eine Kontrolle der Auszahlungen durch das Amt Gnoien war somit nur im Nachhinein möglich. Darüber hinaus waren die monatlichen Betreuungskosten durch den Anbieter des Altverfahrens erheblich.

Umstellung und Einführung
Der Umstellung auf IKOL-WG sind intensive und konkrete Gespräche zwischen den Mitarbeitern der Wohngeldbehörde, der Sachbearbeiterin für EDV und der Firma Telecomputer GmbH vorausgegangen. So konnte ein reibungsloser Softwarewechsel gewährleistet werden.

Die Datenübernahme sowie die Installation im Amt Gnoien wurden innerhalb eines Tages durch die IKOL-WG Projektleiterin Frau Förster vorgenommen und verliefen zur vollsten Zufriedenheit. Durch anfänglich notwendige Konfigurationsanpassungen wurde ein reibungsloser Ablauf des Verfahrens gewährleistet.

Die Schulung der Mitarbeiter erfolgte bereits im Vorfeld der Installation innerhalb von zwei Tagen. Die Schulung fand zusammen mit den Ämtern Mecklenburgische Schweiz und Bützow-Land statt, die sich ebenfalls für den Einsatz von IKOL-WG entschieden haben.

So wurden die Kosten für alle Seiten minimiert und gleichzeitig ein Erfahrungsaustausch zwischen den Kommunen ermöglicht.

Arbeit mit IKOL-WG
Mit IKOL-WG steht nun ein Verfahren zur Verfügung, das eine komplett unabhängige und durchgängige Wohngeldbearbeitung ermöglicht. Dies umfasst die Antragsannahme, -bearbeitung und -berechnung sowie die Bescheiderstellung. Des Weiteren bietet das Verfahren zahlreiche Auskunftsmöglichkeiten, Berechnungen, Statistiken und eine umfangreiche Terminverwaltung.

Wichtig: Der Auszahlungslauf erfolgt direkt in der Wohngeldbehörde, so dass die Sachbearbeiter die Daten sofort und vor dem Versand auf Richtigkeit prüfen können. Die Zahlungsdateien werden an das Amt Bergen auf Rügen - im Sinne einer "Sammelstelle" - übertragen und von dort gesammelt und verschlüsselt an das Datenverarbeitungszentrum Schwerin zur Überweisung gesandt.

Vorteile des Einsatzes von IKOL-WG
Im Vergleich zum bisherigen zentralen Verfahren stellen sich für das Amt Gnoien folgende Vorteile dar:

  • Kosteneinsparung bei der Anschaffung und Betreuung des Verfahrens
  • das Programm ist verständlich und übersichtlich "vom WG-Praktiker für den WG-Praktiker" aufgebaut
  • schneller und intuitiver Einstieg in die Fallbearbeitung, Routinearbeiten und Erst- und Weiterleitungsanträge
  • die Fallbearbeitung kann wegen z. B. einer telefonischen Anfrage per "Knopfdruck" unterbrochen und anschließend ebenso einfach fortgesetzt werden
  • minimaler Arbeitsaufwand bei der Erstellung von Texten
  • flexible Arbeitsgestaltung durch Erstellung der Bescheide sofort nach Fallbearbeitung bzw. durch Erstellung der Bescheide direkt in der Wohngeldbehörde
  • unkomplizierter monatlicher Zahllauf; die erforderlichen Listen können selbst ausgedruckt werden
  • verständliches praxisbezogenes Handbuch
  • schnelle und pünktliche Umsetzung von gesetzlichen Änderungen und Verfahrensverbesserungen

Fazit
"Wir können sagen, dass wir mit der Software zufrieden sind und vor allem die Zusammenarbeit mit der Projektleiterin Frau Förster und Herrn Müller von Telecomputer sehr gut ist."

Der Einsatz der Software IKOL-WG in Mecklenburg-Vorpommern ist gut vorbereitet. In Absprache mit dem Ministerium für Verkehr, Bau und Landesentwicklung Mecklenburg-Vorpommern wurden beispielsweise spezielle Listen und Statistiken (z. B. Abrechnungslisten) integriert. Erforderliche Verfahrenserweiterungen (z. B. für die Einmalzahlung) wurden rechtzeitig und in sehr guter Qualität (bedienungsfreundlich) ausgeliefert.

Martina Schettig, Sachbearbeiterin Wohngeldbehörde Amt Gnoien
Katja Fischer, Sachbearbeiterin EDV Amt Gnoien
Beate Förster, Projektleiterin IKOL-WG Telecomputer GmbH

Berlin, 03.08.2009


Amt Gnoien

Teterower Straße 11 A
17179 Gnoien
www.amt-gnoien.de