Aufs Pad gebracht: Digitale Unterschrift in der Kfz-Zulassungsbehörde des Landkreises Hildesheim

Eine moderne Sachbearbeitung, die als Ergebnis zeitliche und finanzielle Synergien schafft - dies war der Hauptgedanke der IT- und der Fachabteilung bei der Einführung von Unterschriften-Pads.

3.750 Anträge pro Monat werden von der Kfz-Zulassungsstelle im Landkreis Hildesheim bearbeitet. Das bisherige Prozedere, die unterschriebenen Anträge für die elektronische Akte zu digitalisieren, war viel zu zeitaufwendig: Antrag erstellen, drucken, unterzeichnen lassen, einscannen, der elektronischen Akte zuordnen und dann den Papierantrag vernichten.

Neben den anfallenden Material- und Personalkosten hatte diese Arbeitsweise dem angestrebten papierlosen Büro widersprochen, zumal der Landkreis Hildesheim hierfür bestens ausgestattet ist.

Freie Fahrt für eine komplett elektronische Aktenführung
Die Kfz-Zulassungsstelle arbeitet bereits seit Mitte 2017 mit der elektronischen Akte und kann direkt aus der Fachsoftware IKOL-KFZ archivierungspflichtige Dokumente und Anträge in dem angeschlossenen DMS "enaio" ablegen. Der Einsatz von Unterschriften-Pads - und der dadurch möglichen kompletten elektronischen Antragsbearbeitung - war daher ein konsequenter Schritt.

An 22 Arbeitsplätzen stehen nun Unterschriften-Pads des Modells DTU-1141 des Herstellers Wacom Europe GmbH. Das 10,6"- Display des Pads bietet die Möglichkeit, Formulare im DIN A5-Format anzu-zeigen. Die bisher in der Kfz-Zulassungsstelle verwendeten Word-Formulare wurden durch Telecomputer so angepasst, dass diese 1:1 auf dem Display angezeigt werden.

Der Bürger sieht somit den gesamten Antrag als komplettes Dokument, ohne scrollen zu müssen. Er kann den Antrag in Ruhe prüfen und nach der Prü-fung digital unterschreiben.

Reduzierung von sechs auf drei Arbeitsschritte
Die Übernahme der unterzeichneten Anträge geht durch den Einsatz der Unterschriften-Pads nun wesentlich schneller vonstatten.

Der Sachbearbeiter ruft den Antrag in IKOL-KFZ auf, der zeitgleich auf dem Unterschriften-Pad angezeigt wird und vom Bürger unterschrieben werden kann. Der unterzeichnete Antrag wird dann vom Sachbearbeiter per Knopfdruck in die eAKTE übernommen.

Drucken, Scannen und Vernichten des Papierantrages entfallen somit gänzlich. Dies schont Ressourcen und vereinfacht die Antragsbearbeitung. Und nicht zu vergessen: Da die Anträge personenbezogene Daten enthalten, mussten die Papierexemplare bisher aufwendig fachgerecht entsorgt werden. Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor.

Für alle Fälle gewappnet
Um auch auf Sonderfälle in der Antragsbearbeitung möglichst flexibel reagieren zu können, wurde die Form der zu leistenden Unterschrift in der Fachsoftware variabel eingerichtet. So kann der Sachbearbeiter in Ausnahmefällen den Antrag auch in Papierform erstellen und unterzeichnen lassen.

Der Landkreis Hildesheim hat mit dem Einsatz der Unterschriften-Pads den Weg für die elektronische Aktenführung so bereitet, wie sie gedacht ist: als durchgehend digitale Antragsbearbeitung ohne Druck- und Scanvorgang.

Uwe Laxa, Kfz-Zulassungsstelle, Landkreis Hildesheim
Iris Schmidt, Marketing & Vertriebsassistenz, Telecomputer GmbH
Berlin, 27.12.2018


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