Montag, 2 Januar 2017

eAKTE kommt in Wohngeldbehörden an

Die elektronische Akte ist Dauerthema in den Behörden - insbesondere als Schwerpunkt des eGovernment-Gesetzes. Seit Oktober erstellt nun auch die Wohngeldbehörde des Landratsamts Wunsiedel im Fichtelgebirge direkt aus dem Wohngeldverfahren digitale Akten und hat somit jederzeit an jedem Arbeitsplatz den kompletten Überblick.

Ende Oktober 2016 hat das Landratsamt Wunsiedel im Fichtelgebirge die elektronische Akte IKOL-eAKTE/WG für die Wohngeldbehörde eingeführt. An allen Arbeitsplätzen können die Sachbearbeiter Dokumente scannen, in der eAKTE ablegen und nach Dokumenten recherchieren.

Neue Druckmöglichkeiten
Mit Einführung der eAKTE können Dokumente nun direkt als PDF ausgegeben und in der eAKTE abgelegt werden. Der Papierausdruck kann somit entfallen. Ergänzend zum PDF-Druck der eAKTE wurde zeitgleich das Fachverfahren IKOL-WG erweitert: Schreiben und Bescheide an die Antragsteller werden nicht mehr in der Wohngeldbehörde gedruckt, sondern direkt elektronisch an die E-Postbusiness-Box der Deutschen Post AG übergeben und im dortigen Rechenzentrum gedruckt, frankiert und kuvertiert.

Kein Warten, kein Staub, kein Papier
Alle Vorgänge zum Scannen von und Suchen nach Dokumenten werden direkt aus dem Wohngeldverfahren IKOL-WG aufgerufen - per Knopfdruck! Ein Wechsel in das Dokumenten-Management-System ist nicht nötig. Dieses läuft komplett im Hintergrund. Die Sachbearbeiter arbeiten wie bisher über die gewohnte Oberfläche von IKOL-WG.

Für Landratsamt Wunsiedel im Fichtelgebirge ist die eAKTE kein Neuland. Auch in der Kfz-Zulassungsbehörde werden Akten bereits digital aus IKOL-KFZ erstellt. Das Landratsamt Wunsiedel im Fichtelgebirge nutzt so alle Vorteile, die der elektronische Aktenordner bietet: weniger Papier, kein zeitaufwändiges Suchen in verstaubten Archiven, sofortige Aktenauskunft - direkt am Arbeitsplatz und an verschiedenen Standorten.

Blick in die Zukunft
Die elektronische Aktenführung wird - nach den Bundesverwaltungen, die die eAKTE bis 2020 einführen werden - zwangsläufig auch die Kommunen erreichen, zumal dies in den verschiedenen landeseigenen eGovernment-Gesetzes teilweise schon geregelt ist. Viele IKOL-Anwender sind den Schritt schon gegangen. 

Sofern Sie sich mit dem Thema noch nicht befasst haben, nutzen Sie unsere und die Erfahrungen anderer Kunden für sich. Rufen Sie uns an; wir kommen gern zu Ihnen: 030-308687-0.